شعبة الشؤون القانونية والادارية
1- وحدة الشؤون القانونية والموارد البشرية تتولى هذه الوحدة المهام التالية
اعداد محاضر اللجان التحقيقية او اللجان التدقيقية او لجان الانضباط الخاصة بطلبة الاقسام الداخلية او الموظفين الذين يتم اتخاذ الاجراءات القانونية بحقهم و متابعة الامور القانونية
الخاصة بالقسم وابداء المشورة القانونية فيما يتعلق بشؤون الاقسام الداخلية لاتخاذ القرارات المناسبة او اعطاء الصفة والغطاء القانوني لبعض القرارات التي يتخذها مدير القسم وكذلك
تعني بالموارد البشرية التي من شانها:-
أ-تنظيم وادامة اضابير الموظفين على الملاك الدائم والعقود والاجور اليومية.
ب-ادارة ومتابعة المعاملات الرسمية الخاصة بمنتسبي الاقسام وتحرير الكتب والمخاطبات الخاصة بها.
ج-متابعة الاجابة عن الكتب الرسمية بالتنسيق مع باقي الشعب الادارية ووفق التوقيتات الزمنية المحددة.
2- وحدة قاعدة البيانات والارشفة الالكترونية وتتولى المهام التالية:
أ-اعداد قواعد معلوماتية عن كل ما يخص الاقسام الداخلية من حيث (الموظفين والعاملين, الموجودات, الابنية, واعداد الطلبة واجراء التحديث الدوري عليها).
ب- الارشفة الالكترونية للكتب الرسمية والمخاطبات
ج- تصميم وتنفيذ الانظمة.
د. تطوير البرامج التشغيلية الخاصة بالقسم.
شعبة اسكان الطلبة
وهي الشعبة التي تضم الوحدات التالية:
1-وحدة اسكان الطلبة ومهامها:
أ-استقبال الطلبة المستفيدين من السكن في الاقسام الداخلية
ب-انجاز معاملات السكن للطلبة عند بدء العام الدراسي
ج-استلام المستمسكات الخاصة بالسكن وتنظيم الاضابير الخاصة بالطلبة.
د-اصدار اوامر السكن الدائمية والمؤقته عند اكمال معاملة السكن
ه-اصدار براءة الذمة للطلبة عند انتهاء العام الدراسي
2- وحدة التسجيل الالكتروني واصدار الهويات ومهامها
أ-ادامة موقع التسجيل الالكتروني وتحديثه بالمعلومات الخاصة لطلبة الاقسام الداخلية
ب-ادارة التسجيل الالكتروني للطلبة
ج-انجاز الاحصائيات الكترونيا
د-ارشفة معلومات الطلبة الكترونيا
ه-اصدار الهويات الخاصة بطلبة الاقسام الداخلية واستلامها نهاية العام الدراسي وحفظها في الاضبارة الشخصية او معالجة اي امر يخص هوية طالب الاقسام
3- وحدة الاشراف على مجمعات الاقسام الداخلية وتتولى المهام التالية
أ-متابعة عمل امناء ومشرفي المجمعات كافة من حيث الالتزام بالدوام والواجبات وتنفيذ التعليمات الخاصة بعمل الاشراف
ب- رفع التقارير اليومية الى مدير الاقسام الداخلية عن واقع المجمعات من حيث مستوى النظافة وتوافر المستلزمات الاساسية للسكن في المجمعات وكذلك الانجاز اليومي لصيانة والخدمات مع
رفع تقارير الحضور للطلبة بشكل اسبوعي وتسجيل الحالات الخاصة بغياب الطلبة بشكل يومي.
ج-متابعة عمل شعبة البحث الاجتماعي في كل مجمع ورفع التقارير عن الانجاز الحاصل فيها الى مدير الاقسام الداخلية.
د-متابعة تنظيم السجلات الخاصة بكل مجمع والتي من شانها تسهيل اجراءات عمل الاقسام
شعبة البحث الاجتماعي
وهي الشعبة التي تضم الوحدات التالية:
1-وحدة البحوث ومهامها :
انجاز البحوث النفسية والتربوية بالتعاون مع ذوي الاختصاص في المجال التربوي من اساتذة وباحثين لصقل هذه البحوث وجعلها قابلة للتطبيق والاستفادة منها.
2-وحدة الانشطة والفعاليات ومهامها
أ-اعداد محاضرات شهرية للمشرفين والمشرفات والطلبة والطالبات في الاقسام الداخلية التي من شانها تطوير القدرات الادارية والقيادية وكذلك دورات في الاسعافات الاولية والدفاع المدني
وغيرها
ب- تنظيم نشاطات رياضية وفنية وادبية من خلال تنظيم بعض الالعاب ومهرجانات الشعر والرسم وتشجيع الطلبة على الابداع الفني والادبي والرياضي.
شعبة الصيانة والخدمات
أ-صيانة وادامة كافة الاجهزة والاثاث والمعدات الكهربائية المختلفة في جميع الاقسام الداخلية.
ب-الكشف الدوري لغرض مراجعة الاعطال في جميع المرافق الخدمية والصحية
ج-الصيانة الدورية للمولدات
د-انجاز اعمال الحدادة والنجارة والاعمال الحرفية الاخرى داخل الورش المخصصة لهذا الغرض.
ه-انجاز اعمال الصيانة الدورية لاجهزة التبريد والثلاجات
و-تنفيذ وتجهيز المواد في الكشوفات الهندسية كالابواب والشبابيك وغيرها لتقليل كلف الشراء.
ز-التنسيق مع الدائرة الهندسية للجامعة في حال وجود صيانة وترميم ابنية الاقسام الداخلية وكذلك الابنية التي يتم استئجارها والمشاركة في وضع التصاميم الهندسية الخاصة بابنية الاقسام
الداخلية المراد انشاؤها.
شعبة الحسابات والمخازن والتجهيزات
وهي الشعبة التي تتضمن الوحدات التالية:
1-وحدة موارد الصندوق والمنح وتتولى المهام التالية:
أ-قبض وايداع ايرادات صندوق دعم الاقسام الداخلية وفق قانون رقم (7) لسنة 2012
ب-مسك السجلات المحاسبية الخاصة بالصندوق
2-وحدة المصروفات والاعتماد المالي ومهامها
أ-تنظيم كافة المستندات والصكوك ومتابعة تسوياتها القيدية
ب-مسك السجلات المحاسبية الخاصة بالمصروفات.
ج-اعداد وتنظيم وتسوية كافة السلف المستديمة او المؤقته وغيرها.
3-وحدة الموازين ومهامها
أ-اعداد ميزان المراجعة الشهرية واعداد كشف المصرف
ب-اعداد ميزان مراجعة الحسابات الختامية
ج-ارسال الموازين والحسابات الختامية الى الرقابة والتدقيق الداخلي
4-وحدة الحسابات الختامية ومهامها
أ-اعداد الحسابات الختامية في نهاية كل سنة مالية
ب-مراجعة المصروفات والاعتماد المالية
ج-اعداد الكشوفات فيما يتعلق بالايرادات والامانات في نهاية السنة المالية وحسب الضوابط المعمول بها
د-مراجعة حسابات وحدة الصندوق
5-وحدة المخازن والتجهيزات ومهامها
أ-ادارة حركة الاليات التابعة للاقسام الداخلية وتوجيهها بما يخدم ديمومة العمل
ب-متابعة انجاز معاملات تجهيز وقود المولدات الكهربائية مع شركات تجهيز المنتجات النفطية والاشراف على التجهيز
ج-تجهيز الاقسام الداخلية بالوقود الكافي من (الغاز السائل) والنفط الابيض ومتابعة ايصالها الى مجمعات اسكان الطلبة
د-وتعنى هذه الوحدة بكل ما يتعلق بالاثاث والاجهزة والمعدات الخاصة بالاقسام الداخلية من خلال الادخال المخزني وحفظها بشكل منظم ووفقاساليب
الخزن الرسمية الصحيحة لتسهيل عملية الادخال والاخراج المخزني وكذلك اجراء عمليات الجرد الدورية او الفصلية او الجرد السنوي ويتم اعتماد
السجلات المخزنية النظامية في عمليات الادخال والاخراج المخزني ومتابعة هذه السجلات بشكل مستمر.
ه-الاشراف على ادخال واخراج مواد الاقسام الداخلية من والى المخازن التابعة للاقسام الداخلية.
و-الاشراف والمتابعة على صرف المواد المستلمة من قبل الادخال والاخراج المخزني
ز-الاشراف والمتابعة على الاثاث والمواد المستهلكة الموجودة في الاقسام الداخلية وكيفية سحب هذه المواد وايداعها في المخازن المخصصة لذلك
ومتابعة عمليات الحذف والشطب فيما بعد.
شعبة الرقابة والتدقيق الداخلي
تعنى هذه الشعبة بمراقبة وتدقيق القيود والمستندات والقوائم والاعتمادات ومعاملات تنفيذ الالتزامات ومطابقتها للقوانين والانظمة والتعليمات على ان
لا تتعارض مع الرقابة والتدقيق الداخلي في رئاسة الجامعة ويكون اتصالها مباشرة بالسيد مدير القسم وتضم الوحدات التالية:
1-وحدة التدقيق المستندي تتولى المهام التالية:
أ-تدقيق المستندات المحاسبية والصكوك
ب-تدقيق السجلات المحاسبية الممسوكة وبشكل مستمر وتنظيم تقارير توضح الملاحظات والتوصيات.
ج-تدقيق رواتب الموظفين الدائميين والمؤقتين بالاضافة الى كافة الاعمال الحسابية المتعلقة بالامور المالية للصرف
د-القيام بالجرد المفاجئ للصندوق
ه-تدقيق وتسوية السلف المتعلقة بالصرف على احتياجات الدائرة والاقسام وتثبيت الملاحظات عليها.
و-تدقيق وصولات بدل السكن للطلاب ومطابقتها مع الايرادات وسجل الملاحظات
2-وحدة التدقيق المخزني تتولى المهام التالية:
أ-تدقيق السجلات المخزنية
ب-تدقيق الجرودات الدورية والنهائية
ج-تدقيق الجرد السنوي للجرودات الثابتة سنويا
د-اجراء الجرد الدوري على المخازن وبشكل مفاجئ
